Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Для формирования некоторых измерителей необходимы данные хронометража (см. предыдущую главу), некоторые измерители можно применять и не ведя хронометраж. Начнем с первых. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:
— Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70.)
— Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 %.)
— Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 %, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 %.)

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального раскладывания по полочкам.
Краткие рекомендации:
— Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.
— Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.
— Настройте автофильтрацию электронной почты.
— Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя».
— «Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса.
— Заведите творческую картотеку для материализации мыслей.
— Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека.
— Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

У классика тайм-менеджмента Стивена Кови в «Семи привычках высокоэффективных людей» есть хорошие понятия: «круг влияния» и «круг беспокойства». Обычно круг беспокойства шире круга влияния. Но зачем вам беспокоиться, да и вообще знать о том, что никак не влияет на вашу жизнь и на что вы сами никак не можете влиять?

Шестой шаг создания личной ТМ-системы
Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное. Краткие рекомендации:
— Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».
— Приучайте окружающих к твердому «нет».
— Используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей».
— «Покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой.
— Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль.
— Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.
— Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев.
— Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых.

На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев:
— Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).
— Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).
— Влияние на работу коллег «по горизонтали».
— Срочность.
— Собственный интерес к задаче.
— Сложность, времязатратность (сложные задачи — в первую очередь).
— Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).